BAB II
PEMBAHASAN
A. Contoh Kop Surat Dan Cara Membuat Kop Surat
Dalam kop surat, setidaknya memiliki 5 bagian yang harus dimuat agar penermia surat bias mengetahui asal surat yang diterima dengan jelas. Kelima bagian dalam kop surat antara lain adalah sebagai berikut :
1. Nama instansi terkait
2. Alamat instansi
3. Nomor telepon, fax, dan email
4. Kode pos wilayah anda
5. Logo instansi
Kelima bagian di atas harus tertera di dalam kop surat. Jangan sampai salah satu dari bagian dia tas tidak tercantum, karena bagian-bagian tersebut sangat penting keberadaannya.
B. CARA MEMBUAT KOP SURAT
1. Buka microsoft office word
2. Kemudian klik dua kali di posisi teratas dokumen untuk mengaktifkan fungsi Header. Di bagian ribbon Design beri tanda centang pada opsi Different First Page. Tujuannya agar kop hanya muncul di halaman pertama.
3. Buat table yang terdiri dari 2 kolom dan satu baris untuk mempermudah pembuatan kop surat. caranya pilih menu insert-table, seperti gambar :
4. Setelah itu, bagian kiri di isi dengan lambang institut atau lambang lembaga diinginkan.
5. Bagian kanan di isi sesuai keinginan seperti contoh di bawah ini :
6. Untuk menghilangkan garis yang ada dan hanya meninggalkan garis bawah maka kita pilih border and shading, sebelumnya kita block dulu tablenya, contoh:
7. Selanjutnya, kita pilih none pada settings dan pilih ketebalan garis sesuai keinginan dan pilih style garis sesuai keinginan, contoh:
8. Selanjutnya arahkan kursor pada bagian bawah saja, lalu klik dan pilih ok contoh :
9. Maka akan jadi sperti ini :
Buatlah nama perusahaan Anda, alamat dan sebagainya termasuk sebuah logo. Untuk memudahkan memposisikan logo, klik kanan pada logo kemudian klik Text Wrapping – In Front of Text.
1. Setelah urusan teks dan logo selesai, sekarang kita ingin membuat garis di bagian bawah kop sebagai pembatas. Caranya, di paragrap terakhir kop, enter satu kali agar ada satu baris kosong. Nah Anda blok baris kosong tersebut – hanya di baris tersebut – perhatikan gambar di bawah ini.
2. Kemudian klik menu border, tanda jarum yang di sebelah kanan Anda ya, bukan kotak garisnya.
3. Di jendela borders and shading, tentukan lebar garis sesuai kebutuhan kemudian klik posisi garis dan terakhir klik OK.
a) Membuat garis bisa juga menggunakan fungsi Shape, caranya klik menu Insert – Shapes dan pilih jenis line atau garis.
b) Lalu klik dan tarik di posisi yang tepat, cara ini agak sulit dan butuh kehati-hatian. Bentuk awalnya masih seperti ini. Sesuaikan lagi dengan melanjutkan ke langkah berikutnya.
c) Dengan kursor aktif berada di garis tadi, Anda pastilah berada di menu Format. Di bawah menu tersebut ada menu Shape Outline, klik dan di sana akan ada pilihan warna, kemudian ada pilihan Weight yang dapat Anda pergunakan untuk mengubah ketebalan garis.
d) Di sisi paling kanan Anda terdapat kotak yang nilainya bisa Anda ubah untuk menyesuaikan posisi garis. Silahkan dicoba-coba untuk mengetahui masing-masing fungsi.
e) Dan ini adalah hasil akhir kop surat yang baru saja kita buat.
Demikianlah tutorial membuat kop surat menggunakan Microsoft Word 2007. Semoga dapat bermanfaat bagi Anda, sampai jumpa di tutorial berikutnya.
Sumber gambar header Shutterstock.
Setelah sebelumnya membahas cara membuat tabel di Microsoft Excel 2007 yang artikelnya dapat Anda baca di tautan ini, hari ini TRL berikan panduan cara membuat tabel di Microsoft Office 2007. Masih saudara sedarah, namun beda peruntukan.
1) Pertama klik tombol Start – All Programs – Microsoft Office – Microsoft Office Word 2007.
2) Setelah aplikasi Microsoft Office berjalan buat judul tabel terlebih dahulu.
3) Tekan enter kemudian klik menu ribbon Insert – Table kemudian gerakkan kursor sesuai dengan jumlah kolom dan baris yang Anda butuhkan.
4) Sekarang tabel Anda seharusnya sudah tampil di bawah judul dokumen. Perhatikan, setiap kali Anda mengklik area tabel maka ribbon akan berubah secara otomatis ke area Design seperti yang saya tunjukkan di gambar ini. Di menu ribbon Design inilah Anda dapat mengubah bentuk, warna, termasuk menghapus dan menggambar tabel baru.
5) Kita coba ya, misalnya memberi warna pada baris atau kolom tertentu. Tandai dahulu kolom atau baris yang hendak diberi warna. Kemudian dengan posisi masih di menu Design Anda klik Shading dan pilih warna sesuai selera.
6) Hasilnya seperti ini. Anda dapat mencoba beberapa menu yang ada agar makin paham dan mahir.
7) Kemudian jika karena suatu sebab tiba-tiba tabel menjadi tidak rapi seperti ini, bagaimana solusinya?
8) Arahkan kursor ke sudut paling kiri Anda sampai ada tanda plus seperti gambar di bawah ini. Kemudian klik kanan dan temukan menu Distribute Columns Evenly dan lihat hasilnya. Tabel akan kembali rata dan rapi.
9) Lalu bagaimana jika ingin menambah kolom baru? Itu juga sangat mungkin dilakukan. Letakkan kursor di sisi paling kanan atau di posisi yang ingin Anda tambahkan kolom baru. Boleh di awal atau di tengah. Kemudian klik kanan – Insert dan klik Insert Columns to the Right atau pilih menu lain sesuai orientasi yang Anda inginkan. Opsi untuk penambahan kolom di sebelah kanan, jika ingin menambah di sebelah kiri Anda bisa memilih Insert Columns to the left. Sedangkan untuk menambah baris silahkan pilih Insert Rows Above (atas) atau Insert Rows Below (bawah).
10) Kolom baru berhasil ditambahkan.
Sampai di sini semoga sobat sudah bisa membuat tabel sendiri dengan Microsoft Office 2007. Cara membuat tabel di Microsoft Word 2007 ini tidak sama dengan versi Office 2000 atau 2003. Terutama dari interface menu-menunya dan penamaan panel. Tetapi jika Anda sudah paham membuat tabel di versi 2000 dan 2003, maka seharusnya tidak akan menemui kesulitan saat menggunakan versi Office 2007.
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja.[1] Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.
Persia dan Mesir
Pada awalnya, surat berisikan dokumen-dokumen pemerintah yang biasa dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain dengan kuda ataupun kereta kuda. Sistem pengiriman pos di dunia dimulai di Mesir sekitar tahun 2000 SM. Di Mesir, di mana pertukaran kebudayaan dengan Babilonia terjadi, pembungkus surat atau amplop bisa berupa kain, kulit binatang, atau beberapa bagian sayuran. Mereka juga membungkus pesan mereka menggunakan lapisan tipis dari tanah liat yang dibakar. Sedangkan kekaisaran Persia di bawah kekuasaan Cyrus sekitar tahun 600 SM menggunakan sistem pengiriman pesan yang terintegrasi.[2] Pengendara kuda (Chapar) akan berhenti di titik-titik pos tertentu (Chapar-Khaneh). Di sini, pengendara kuda akan mengganti kudanya dengan yang baru untuk mendapatkan kecepatan maksimum dalam pengiriman pesan. Sistem ini disebut dengan angariae.[3]
Tiongkok
Di sisi lain dunia, di Tiongkok, sebuah pelayanan pos sudah dimulai sejak zaman Dinasti Chou pada 1122-1121 SM. Seperti di Persia, surat yang dikirimkan biasanya berisikan mengenai dokumen pemerintah. Sistem pengirimannya terdiri atas beberapa orang yang bergantian menyampaikan pesan tiap radius sembilan mil atau empat belas koma lima kilometer. Sistem ini semakin berkembang dengan jangkauan yang lebih luas pada masa pemerintahan Dinasti Han pada tahun 202 SM hingga tahun 220 ketika Tiongkok berhubungan dengan Romawi dan sistem pelayanan pos mereka. [4]
India
Perkembangan pertumbuhan dan kestabilan politik di bawah kekuasaan Kekaisaran Mauryan (322-185 SM) memperlihatkan perkembangan infrastruktur di India Kuno. Kaum Mauryan mendirikan sistem pengiriman pesan, pendirian sumur umum, rumah peristirahatan, dan fasilitas-fasilitas umum lainnya.[4] Pengiriman pesan dilakukan menggunakan kereta terbuka yang ditarik kuda yang disebut dengan Dagana.[5] Selain itu, pada masa ini para penguasa juga melindungi tanah-tanah yang mereka punya dengan mengirimkan pesan kepada polisi atau agen militer tempat mereka berada dalam arus komunikasi seperti melalui pembawa pesan dan merpati pos. Terkadang masyarakat awam juga mengirimkan surat kepada kerabatnya yang tinggal berjauhan.[6]
Romawi
Kerajaan Romawi sendiri memebangun sistem pelayanan pos paling canggih pada tahun 14 yang bersaing dengan China oleh Kaisar Augustus.[5] Jangkauan sistem pelayanan pos ini mencakup seluruh dataran Mediterania karena adanya kebutuhan penyampaian pesan dari pemerintah Romawi dan militer antar provinsi. Kebutuhan ini memunculkan pembangunan jalan pos dengan beberapa stasiun untuk pergantian pengantar pengirim pesan setiap seratus tujuh puluh mil atau dua ratus tujuh puluh kilometer dalam periode waktu dua puluh empat jam. Akan tetapi pada akhirnya sistem ini tidak mampu bertahan karena adanya ketidakseimbangan antara jumlah surat yang dikirim dan waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman surat tersebut pada abad sembilan di Eropa.[2]
Renaisans hingga saat ini
Walaupun kerajaan-kerajaan di Barat mulai hancur, tidak berarti sistem pelayanan pos juga hilang begitu saja. Sistem ini dipertahankan setidaknya hingga abad ke sembilan sebelum akhirnya terpecah-pecah dan tidak digunakan lagi; berbeda dengan di Timur di Kekaisaran Bizantium di mana sistem tersebut bertahan lebih lama karena adanya penyerapan sistem tersebut oleh kerajaan Islam di Baghdad.
Dengan perkembangan bisnis internasional yang semakin meluas, ada tuntutan seputar korespondensi bisnis. Perusahaan-perusahaan mulai membangun pelayanan pos milik mereka sendiri. Hingga abad 13 , hubungan antara pusat-pusat komersial bisnis Florence, Genoa, dan Siena telah berjalan dengan pusat komersial bisnis di Prancis Utara. Hal ini menarik minat para pedagang di Eropa sehingga mereka memistiskan untuk menyediakan jalur internasioanl untuk berita dan bisnis. Pada saat itu pula sudah terdapat pelayanan pos antara Venesia dengan Konstantinopel, pusat kerajaan Islam pada saat itu.
Akan tetapi, dengan menguatnya negara-bangsa di Eropa, muncul lah tuntuan mengenai hak privasi atas surat yang dikirimkan. Usulan ini ditentang oleh pemerintah, di Prancis khususnya oleh France Louis XI di mana ia menciptakan Royal Postal Service. Di sisi lain, pemerintah Inggris, Henry VIII membangun pelayanan reguler menuju London. Sayangnya kedua sistem tersebut bukanlah untuk umum, tetapi untuk orang-orang pemerintahan. Surat-surat pribadi belum diakui hingga akhirnya pada tahun 1627 di Prancis diizinkan adanya pengiriman surat pribadi. Akhirnya pada 1680, William Dockwra membuka pelayanan pos privat yang menggunakan metode prabayar. Surat yang akan dikirimkan akan di cap untuk menujukan kapan dan kemana surat-surat tersebut ditujukan.
Saat ini kemajuan sistem pengiriman surat juga dipengaruhi oleh teknologi yang berkembang saat ini; misalnya surat udara ataupun surat elektronik. Surat udara pertama berasal dari Paris pada September 1870 yang mengangkut lima ratus pounds surat dari atas balon udara.[6] Sedangkan surat elektronik pertama ditemukan pada 1970 oleh Ray Tomlinson.[9]
Layanan pos di Indonesia
Perposan di Indonesia sudah dimulai sejak zaman Kerajaan Majapahit , Sriwijaya, dan Tarumanegara dalam bentuk tertulis atau surat menyurat. Huruf yang digunakan adalah huruf Palawa yang menjadi aksara Jawa di kemudian hari.[10] Surat-surat beredar di kalangan biarawan dan bangsawan seiring dengan masuknya Hindu dan Buddha di Indonesia. Pada waktu itu surat dibuat mengunakan batu, kayu, maupun kertas. Kertas di sini merujuk kepada bahan-bahan seperti kulit bambu yang diiris tipis-tipis dan menggunakan daun lontar.
Lalu, kedatangan Belanda di Indonesia juga turut memengaruhi perkembangan surat-menyurat di Indonesia. Pada tahun 1596, Datanglah Cornelis de Houtman yang membawa surat bagi raja-raja di Jakarta dan Banten. Pada waktu itu, surat yang beredar hanya ditujukan bagi pejabat resmi dan tidak mengandung pemberitaan tentang kompeni di Indonesia. Selain itu, pada saat itu pula, layanan pos walaupun sudah cukup maju, masih belum mencapai tahap teratur; masih tergantung pada kapal kompeni yang berlayar dari pulau ke pulau. Akhirnya, pada 26 Agustus 1746 dibangunlah kantor pos resmi pertama di Jakarta oleh Gubernur Jenderal G.W. Baron van Inhoff. Tujuan dibangunnya kantor pos ini untuk memfasilitasi dan menjamin keamaaan suarat-surat yang dikirim khususnya bagi mereka yang di luar Pulau Jawa.[11]
Pada masa pemerintahan Daendels dibangun jalan raya pos Anyer-Panarukan pada 1809 yang diselesaikan dalam satu tahun. Jalan ini terbetang sepanjang pantai utara Jawa Barat hingga Jawa Timur . Pembangunan ini terinspirasi dengan pembangunan jalan pos di Kekaisaran Romawi dengan nama Cursus Publicus. Dalam perjalanannya, terjadi berbagai perkembangan-perkembangan kecil seperti adanya tarif untuk pos yang melintasi laut. Pada masa pemerintahan Jepang, sempat dikenal pula Dinas Tabungan Pos untuk pengerahan uang bagi keperluan militer Jepang.
Setelah merdeka, terjadi pengambilalihan Jawatan Pos Telegraf dan Telpon (PTT) dari tangan jepang hingga akhirnya pada 27 Desember 1945 berhasil dikuasai.[13] Hari itu kemudian diperingati sebagai Hari Bakti Postel. Sejak saat itu, banyak terjadi perombakan sistem pos yang ada, termasuk perluasan-perluasan wilayah mencakup daearah-daerah yang sulit dijangkau.[7]
Jenis surat
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya.[15] Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.[1]
Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:
1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas
Surat resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi[16]:
1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku
Bagian-bagian surat resmi:
Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga
Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
Hal, berupa garis besar isi surat
Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
Penutup surat
Penutup surat, berisi
1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan
Surat niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal.[8] Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.
Surat dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.[9] Ciri-ciri surat dinas:[10]
1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu
Surat lamaran kerja
Surat lamaran kerja adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini.:
Tempat dan tanggal pembuatan surat
Nomor surat
Lampiran
Hal atau perihal
Alamat tujuan
Salam pembuka
Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :
1. Paragraf pembuka
2. Isi surat
3. Paragraf penutup
4. Salam penutup
5. Tanda tangan dan nama terang
Surat elektronik
Surat elektronik atau surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan internet. Pada awalnya, perusahaan bernama Olt Break and Newman dikontrak oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat untuk membuat ARPANET pada 1969.[7] ARPANET ini singkatan dari Advanced Research Projects Agency Network yang bertujuan untuk meciptakan metode komunikasi antara intitusi pendidikan dengan militer.[18]
Pada tahun 1971, Ray Tolimson bertugas dalam proyek SNDMSG yang berfungsi untuk mengirim dan menerima pesan dalam mesin yang sama. Ray awalnya bereksperimen dengan SNDMSG untuk meninggalkan pesan di komputer sehingga muncul lah protokol CYPNET yang mampu mengirimkan pesan ke komputer lain yang masih berada dalam jaringan ARPANET. Ini lah yang menjadi cikal bakal surat elektronik.[11]
Dalam Bahasa Indonesia Surat Elektronik sering disingkat dengan kata surel, yang dalam bahasa inggrisnya adalah email atau electric mail.
Untuk mengakses surel, kita bisa memilih salah satu cara. Pertama dengan menggunakan browser seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Surel dengan basis browser biasanya menyediakan layanan tersebut secara gratis. Kedua dengan program pengakses surel seperti Microsoft Outlook. Keuntungannya kita tidak harus selalu membuka internet untuk membuka surel yang ada.
C. Cara Membuat Kolom (Columns) Di Ms. Word
Fungsi columns pada microsoft office word berfungsi untuk membagi tulisan menjadi beberapa bagian sehingga dalam satu lembar kerja terdapat tulisan yang dibagi-bagi menjadi sebuah kolom. Cara membuat kolom pada ms word memang sangat mudah, akan tetapi untuk para pengguna baru akan menjadi sulit dan membingungkan. Untuk itu pada kesempatan ini Tutorial komputer akan berbagi tentang cara membuat kolom (columns) pada microsoft office word.
Pada dasarnya kolom pada microsoft word dalam tampilan default, hanya ditampilkan dalam satu kolom saja, akan tetapi dengan fitur Columns yang ditawarkan oleh microsoft office word anda bisa membuat artikel atau karya tulis menjadi beberapa kolom. Anda bisa membagi menjadi 2 kolom, 3 kolom, left kolom ataupun sesuai dengan keinginan anda. Untuk membuat sebuah tulisan dengan beberapa kolom ikuti langkah-langkah berikut:
1. Buka lembar kerja ms word anda yang sudah berisi artikel yang akan dibagi menjadi beberapa kolom
2. Blok tulisan yang akan di buat kolom. Anda bisa membuat kolom untuk satu paragraf saja atau semua tulisan yang ada dalam lembar kerja anda. jika anda ingin membuat kolom untuk semua tulisan yang ada pada lembar kerja anda, anda tingga klik CTRL+A untuk mem-blok semua tulisan, atau anda juga dapat menyeleksi sebagian saja.
3. Selanjutnya klik menu page layout, kemudia pilih menu columns pada group page setup.
4. Pilih two untuk membagi menjadi 2 kolom, three untuk membagi menjadi 3 kolom, left untuk membagi kolom dengan ukuran lebih kecil dibagian kiri dan right unruk membagi kolom dengan ukuran lebih besar dibagian kanan.
5. Untuk edit kolom yang sudah dibuat, ulangi langkah no. 3 dan pilih more columns.
Cara Lainnya,
Pilih orientasi kertas, pada Page Layout tab, Page Setup grup, klik Orientation. Pilih Portrait atau Landscape.
Pilih kumpulan teks seperti contoh berikut.
Pada Page Layout tab, Page Setup grup, klik Columns.
Pilih Two untuk membuat dua kolom.
Pada contoh ini terdiri dari dua bagian:
a. Judul (Lorem Ipsum) = satu kolom.
b. Isi = dua kolom.
Untuk gabungan ini, Microsoft Word akan otomatis membuat Section Break (Continuous).
Pada kolom, teks akan mengalir sampai batas bawah halaman kemudian baru berpindah ke kolom selanjutnya.
Jika Anda tidak menginginkan teks sampai batas bawah halaman maka dapat menggunakan Column Break
